Maîtrisez Sellvantix
en quelques minutes
Ce guide vous accompagne pas à pas dans la prise en main d'Sellvantix : de l'inscription à la gestion quotidienne de votre stock, vos ventes et vos rapports.
Commencer avec Sellvantix
En moins de 5 minutes, votre espace est prêt. Voici les 4 étapes pour démarrer.
Créez votre compte
Rendez-vous sur la page Tarifs, choisissez une formule et remplissez le formulaire d'inscription. Vous recevez immédiatement vos identifiants par email.
Connectez-vous
Utilisez l'email et le mot de passe reçus par email pour vous connecter. Changez votre mot de passe dès la première connexion depuis votre profil.
Ajoutez vos produits
Créez vos catégories puis ajoutez vos produits avec leurs prix et quantités en stock. Vous pouvez aussi importer depuis un fichier CSV.
Effectuez votre 1ère vente
Allez dans Ventes → Nouvelle vente, sélectionnez les produits, le client, et validez. La facture est générée automatiquement.
Toutes les fonctionnalités sont disponibles pendant votre essai. Aucune carte bancaire requise.
Se connecter et sécuriser son compte
Se connecter
Accédez à la page de connexion via le bouton Connexion en haut à droite du site. Entrez votre adresse email et votre mot de passe.
- Cliquez sur Connexion dans la barre de navigation
- Entrez votre adresse email
- Entrez votre mot de passe
- Cliquez sur Se connecter
Mot de passe oublié
Si vous avez oublié votre mot de passe, cliquez sur Mot de passe oublié ? sur la page de connexion. Un lien de réinitialisation vous sera envoyé par email.
Modifier son profil
Depuis n'importe quelle page de l'application, cliquez sur votre nom en haut à droite, puis sur Profil. Vous pouvez y modifier :
- Votre nom et prénom
- Votre adresse email
- Votre mot de passe
- Supprimer votre compte
Le tableau de bord
Le tableau de bord est votre page d'accueil après la connexion. Il vous donne une vue d'ensemble instantanée de votre activité.
Graphique des ventes
Visualisez l'évolution de vos ventes sur les 7 derniers jours. Le graphique se met à jour en temps réel.
Dernières ventes
Liste des ventes les plus récentes avec le nom du client, le montant et le statut du paiement.
Alertes stock bas
Produits dont le stock est inférieur au seuil d'alerte. Cliquez sur un produit pour le réapprovisionner directement.
Top produits
Les produits les plus vendus de la période. Utile pour ajuster vos commandes fournisseurs.
Gérer vos produits et votre stock
La gestion des produits est le cœur d'Sellvantix. Voici comment ajouter, modifier et suivre votre inventaire.
Ajouter un produit
- Dans le menu de gauche, cliquez sur Produits
- Cliquez sur le bouton + Nouveau produit
- Remplissez les informations : nom, référence, catégorie, fournisseur
- Indiquez le prix d'achat, le prix de vente et la quantité initiale
- Définissez le seuil d'alerte stock (ex. : 5 unités)
- Cliquez sur Enregistrer
Réapprovisionner un produit
Quand vous recevez une livraison, vous devez mettre à jour le stock :
- Ouvrez la fiche du produit concerné
- Cliquez sur Réapprovisionner
- Entrez la quantité reçue et le prix d'achat unitaire
- Sélectionnez le fournisseur (optionnel)
- Ajoutez une note si nécessaire
- Confirmez : le stock est mis à jour instantanément
Ajuster le stock manuellement
Pour corriger une erreur ou enregistrer une perte/casse, utilisez la correction manuelle :
- Ouvrez la fiche du produit
- Cliquez sur Ajuster le stock
- Choisissez le type : Entrée (+) ou Sortie (-)
- Indiquez la quantité et le motif (perte, correction, inventaire…)
- Validez
Historique des mouvements
Sur chaque fiche produit, l'onglet Historique affiche tous les mouvements de stock (entrées, sorties, ventes, ajustements) avec la date, l'opérateur et la quantité.
Vous pouvez aussi consulter l'historique global depuis le menu Produits → Historique global pour voir tous les mouvements de tous les produits.
Fusionner des produits
Si vous avez des doublons ou souhaitez regrouper des références similaires, la fusion permet de combiner deux produits en un seul sans perdre l'historique.
- Allez dans Produits et sélectionnez les produits à fusionner
- Cliquez sur Fusionner
- Choisissez le produit principal (celui qui sera conservé)
- Confirmez : les stocks et l'historique sont combinés
Organiser vos produits par catégories
Les catégories permettent d'organiser votre catalogue et de retrouver rapidement vos produits. Créez-les avant d'ajouter vos produits.
Créer une catégorie
- Dans le menu, cliquez sur Catégories
- Cliquez sur + Nouvelle catégorie
- Donnez un nom et une description (optionnelle)
- Enregistrez
Statistiques par catégorie
Depuis la fiche d'une catégorie, accédez aux Statistiques détaillées pour voir :
- Le nombre de produits dans la catégorie
- La valeur totale du stock
- Les produits les plus vendus
- L'évolution des ventes sur la période
Enregistrer une vente et générer une facture
Le module ventes est conçu pour aller vite. Une vente complète se crée en moins de 30 secondes.
Créer une vente
- Cliquez sur Ventes → Nouvelle vente
- Sélectionnez ou créez le client (vous pouvez aussi vendre sans client enregistré)
- Ajoutez les produits en tapant leur nom ou référence dans le champ de recherche
- Ajustez les quantités et appliquez d'éventuelles remises
- Sélectionnez le mode de paiement (espèces, virement, mobile money…)
- Cliquez sur Valider la vente
Le stock des produits vendus est automatiquement décrémenté.
Imprimer ou envoyer la facture
Après validation, une facture PDF est générée. Vous pouvez :
- Imprimer la facture directement depuis le navigateur
- Télécharger le PDF
- Envoyer par email au client (si son email est renseigné)
Modifier ou annuler une vente
Depuis la liste des ventes, cliquez sur une vente pour l'ouvrir. Vous pouvez :
- Modifier les détails (quantité, remise, mode de paiement)
- Changer le statut : En attente, Payée, Annulée
- Supprimer la vente (le stock est remis à jour)
Vente rapide depuis un produit
Sur la liste des produits, chaque article dispose d'un bouton Vente rapide. Il ouvre un panneau latéral pour saisir la quantité vendue et confirmer en un clic : pratique pour les comptoirs très fréquentés.
Gérer vos clients
Centralisez les informations de vos clients et suivez leur historique d'achats pour mieux les fidéliser.
Ajouter un client
- Cliquez sur Clients → Nouveau client
- Renseignez : nom, téléphone, email, adresse
- Enregistrez
Vous pouvez aussi créer un client directement lors de la création d'une vente.
Fiche client
Cliquez sur un client pour accéder à sa fiche complète qui affiche :
- Ses coordonnées
- L'historique de toutes ses commandes
- Le total dépensé et le nombre de ventes
- Les statistiques d'achat (produits préférés, fréquence)
Exporter la liste des clients
Depuis la liste des clients, cliquez sur Exporter pour télécharger un fichier CSV ou Excel avec toutes les informations clients : pratique pour des campagnes marketing ou des sauvegardes.
Gérer vos fournisseurs
Le module fournisseurs vous aide à centraliser vos contacts et à associer chaque produit à sa source d'approvisionnement.
Ajouter un fournisseur
- Cliquez sur Fournisseurs → Nouveau fournisseur
- Renseignez : nom de l'entreprise, contact, téléphone, email, adresse
- Ajoutez une note éventuelle (délai de livraison, conditions, etc.)
- Enregistrez
Associer un fournisseur à un produit
Lors de la création ou modification d'un produit, sélectionnez le fournisseur dans le champ dédié. Vous pouvez ainsi voir depuis la fiche fournisseur la liste de tous les produits qu'il vous fournit.
Historique des commandes fournisseur
Depuis la fiche fournisseur, l'onglet Commandes liste tous les réapprovisionnements effectués chez ce fournisseur : date, produits, quantités et montants.
Analyser votre activité avec les rapports
Les rapports vous donnent une vision claire et chiffrée de votre performance. Accédez-y depuis le menu Rapports.
Rapport des ventes
Chiffre d'affaires, nombre de ventes, panier moyen, évolution par période. Filtrez par date, produit ou client.
Rapport clients
Meilleurs clients, fréquence d'achat, valeur vie client. Identifiez vos clients les plus rentables.
Rapport produits
Produits les plus vendus, marges par produit, rotation des stocks. Détectez les produits dormants.
Inventaire
Valeur totale du stock, produits en rupture, produits en surstock. Exportable en PDF ou Excel.
Stocks groupés
Vue consolidée du stock par catégorie ou fournisseur. Parfait pour les inventaires périodiques.
Factures
Retrouvez et téléchargez toutes vos factures émises. Filtrez par client, date ou statut de paiement.
Gérer votre équipe et les droits d'accès
Invitez vos collaborateurs (caissiers, magasiniers, gérants) et définissez précisément ce qu'ils peuvent faire dans l'application.
Propriétaire
Accès total à toutes les fonctionnalités, gestion des utilisateurs, facturation et abonnement.
Gérant / Responsable
Gestion complète du stock, des ventes et des rapports. Ne peut pas gérer les utilisateurs.
Caissier / Vendeur
Peut créer des ventes et consulter les produits. Accès limité aux fonctions de base.
Inviter un utilisateur
- Allez dans Utilisateurs → Nouvel utilisateur
- Renseignez le nom, l'email et choisissez le rôle
- Cliquez sur Créer
- L'utilisateur reçoit ses identifiants par email
Gérer votre abonnement
Voir mon abonnement
Cliquez sur votre nom en haut à droite → Abonnement. Vous y trouvez :
- La formule active et sa date d'expiration
- Le statut de paiement (actif, essai, expiré)
- L'historique des paiements
Renouveler ou changer de formule
Depuis la page abonnement, cliquez sur Renouveler / Changer de formule. Choisissez la nouvelle formule et procédez au paiement via Wave, Orange Money ou carte bancaire.
Résilier
Vous pouvez résilier à tout moment sans frais depuis la page Abonnement → Résilier mon abonnement. Votre accès reste actif jusqu'à la fin de la période payée.
Questions fréquentes
Oui, Sellvantix est entièrement responsive. Il fonctionne sur smartphones et tablettes via votre navigateur web. Aucune application à télécharger.
Oui. Des sauvegardes automatiques sont effectuées chaque nuit. Vos données sont chiffrées et hébergées sur des serveurs sécurisés. Vous ne risquez aucune perte en cas de panne de votre appareil.
En cas d'expiration, votre accès à l'application est suspendu mais vos données sont conservées pendant 30 jours. Il vous suffit de renouveler votre abonnement pour retrouver toutes vos données intactes.
L'abonnement Sellvantix inclut un nombre d'utilisateurs généreux adapté aux petites et moyennes structures. Vous pouvez créer autant d'utilisateurs que nécessaire pour votre équipe.
La plupart des listes (produits, clients, ventes, rapports) proposent un bouton Exporter en haut de page. Les exports sont disponibles en format CSV, Excel ou PDF selon le module.
Notre équipe support est disponible par email et chat. Vous pouvez aussi consulter la FAQ complète pour trouver des réponses instantanées. Délai de réponse habituel : moins de 24h.
Gérer la caisse
Le module Caisse vous permet de suivre votre argent au quotidien : ouverture, encaissements, dépenses et clôture journalière.
Ouvrir la caisse
Chaque matin, ouvrez votre caisse en saisissant le fond d'ouverture (montant en espèces disponible au départ). Toutes les transactions de la journée y seront rattachées.
- Allez dans Caisse → Journal de caisse
- Cliquez sur Ouvrir la caisse
- Saisissez le montant en caisse au départ
- Confirmez l'ouverture
Clôturer et rapprocher
En fin de journée, effectuez le comptage physique de votre caisse. L'application calcule automatiquement l'écart entre le théorique (ventes du jour) et le réel (argent compté).
- Allez dans Caisse → Clôture du jour
- Saisissez le montant réel compté
- Vérifiez l'écart affiché
- Validez et exportez le rapport PDF si nécessaire
Faites la clôture chaque soir avant de quitter le magasin. L'historique complet des journées est consultable à tout moment dans Caisse → Historique.
Gérer les ventes à crédit et les dettes
La vente à crédit est courante dans le commerce africain. Sellvantix vous permet de suivre précisément ce que chaque client vous doit et d'enregistrer ses remboursements.
Suivre les dettes d'un client
Lors de la création d'une vente, choisissez le mode de paiement À crédit. La dette est automatiquement enregistrée sur la fiche du client.
- Créez la vente normalement
- Dans le champ Paiement, sélectionnez Crédit / À payer plus tard
- La dette apparaît dans Clients → Dettes
Enregistrer un remboursement
Quand un client vous rembourse (en totalité ou partiellement), enregistrez le paiement depuis sa fiche ou la liste des dettes.
- Allez dans Clients → Dettes ou ouvrez la fiche du client
- Cliquez sur Enregistrer un paiement
- Saisissez le montant reçu et le mode de paiement
- Validez : le solde restant est mis à jour
Vous pouvez définir un plafond de crédit par client pour éviter les abus. L'application vous avertit si le client dépasse son plafond.
Enregistrer les dépenses de votre commerce
Loyer, livraison, salaires, fournitures : enregistrez toutes vos charges pour connaître votre bénéfice réel.
Saisir une dépense
- Allez dans Finances → Dépenses
- Cliquez sur Nouvelle dépense
- Renseignez : montant, catégorie (loyer, transport, salaire…), date et description
- Enregistrez
Voir le compte de résultat
Le rapport Compte de résultat (P&L) compare automatiquement vos ventes et vos dépenses pour afficher votre bénéfice net par période.
- Allez dans Rapports → Compte de résultat
- Choisissez la période souhaitée
- Exportez en PDF pour votre comptable
Créer des devis et suivre les livraisons
Avant de vendre, établissez un devis pour votre client. Une fois accepté, convertissez-le en vente en un clic et générez le bon de livraison.
Créer un devis
- Allez dans Ventes → Devis
- Cliquez sur Nouveau devis
- Ajoutez les produits, quantités et remises éventuelles
- Enregistrez et envoyez le PDF au client (email ou impression)
Convertir un devis en vente
Quand le client accepte, convertissez le devis directement en vente sans ressaisir les informations.
- Ouvrez le devis accepté
- Cliquez sur Convertir en vente
- Confirmez : la facture et le bon de livraison sont générés
Bon de livraison
Chaque vente peut générer un bon de livraison à remettre au transporteur ou au client. Une fois la livraison effectuée, marquez-la comme Livré pour mettre à jour le statut.
Passer des commandes à vos fournisseurs
Créez des bons de commande officiels pour vos fournisseurs, suivez leur statut et enregistrez la réception en stock automatiquement.
Créer un bon de commande
- Allez dans Fournisseurs → Commandes
- Cliquez sur Nouvelle commande
- Sélectionnez le fournisseur
- Ajoutez les produits à commander avec les quantités
- Validez et imprimez le bon de commande
Réceptionner une commande
Quand la livraison arrive, marquez la commande comme Reçue. Les quantités sont automatiquement ajoutées à votre stock.
- Ouvrez la commande en cours
- Cliquez sur Marquer comme reçue
- Vérifiez les quantités reçues (partielles possibles)
- Confirmez : le stock se met à jour
Consultez Stock → Alertes de réapprovisionnement pour voir la liste des produits qui ont atteint leur seuil et doivent être commandés.
Faire un inventaire physique
L'inventaire physique vous permet de comparer votre stock théorique (dans le système) avec le stock réel (compté sur le terrain) et de corriger les écarts.
Lancer un inventaire
- Allez dans Stock → Inventaire physique
- Cliquez sur Nouveau comptage
- Pour chaque produit, saisissez la quantité réellement comptée
- L'application affiche les écarts en rouge/vert
- Validez pour appliquer les corrections
Faites un inventaire physique au minimum une fois par mois. Les écarts fréquents peuvent révéler des pertes, des vols ou des erreurs de saisie.
Gérer les retours clients
Un client retourne un article ? Enregistrez le retour en quelques clics. Le stock est réintégré automatiquement et un avoir est généré si nécessaire.
Enregistrer un retour
- Allez dans Ventes → Retours ou ouvrez la vente concernée
- Cliquez sur Retour produit
- Sélectionnez les articles retournés et les quantités
- Choisissez l'action : remboursement, avoir ou échange
- Validez : le stock est remis à jour
Configurer les informations de votre entreprise
Les informations de votre société apparaissent sur toutes vos factures, devis et bons de livraison. Configurez-les une fois pour toutes.
Remplir les informations
- Allez dans Paramètres → Société
- Renseignez : nom commercial, adresse, téléphone, email
- Ajoutez votre numéro IFU / RCCM si vous en avez un
- Téléchargez votre logo (format PNG ou JPG recommandé)
- Enregistrez : les factures se mettent à jour immédiatement
Une facture avec votre logo, votre adresse et votre numéro IFU inspire confiance à vos clients professionnels et facilite vos démarches comptables.
Exploiter l'intelligence artificielle pour booster vos ventes
Sellvantix intègre une IA qui analyse vos données de vente et vous donne des recommandations concrètes : quoi commander, quoi promouvoir, quels clients relancer.
Analyse IA des produits
L'IA classe vos produits en catégories A/B/C selon leur contribution au chiffre d'affaires (analyse ABC) et identifie ceux qui se vendent mal.
- Produits A : vos best-sellers (20% des produits = 80% du CA)
- Produits B : performance correcte, à surveiller
- Produits C : rotation lente : à promouvoir ou déstocke
Accès : Analyses → Analyse IA
Segmentation clients (RFM)
L'analyse RFM classe vos clients selon leur Récence (dernier achat), Fréquence (nombre d'achats) et Montant dépensé.
- Clients VIP : fidèles et gros acheteurs : à chouchouter
- Clients endormis : n'ont pas acheté depuis longtemps : à relancer
- Nouveaux clients : premier achat récent : à fidéliser
Accès : Clients → Analyse RFM
Prévisions de ventes
Sur la base de votre historique, l'IA projette vos ventes des prochaines semaines pour vous aider à anticiper vos besoins en stock.
Accès : Analyses → Prévisions
L'analyse IA est incluse dans les plans Business et Pro. Plus vous avez de données (ventes, clients), plus les recommandations sont précises.
Fidéliser vos clients et créer des promotions
Récompensez vos clients fidèles avec un programme de points et créez des promotions pour booster vos ventes.
Programme de fidélité
Chaque achat rapporte des points à votre client. Une fois le seuil atteint, il bénéficie d'une réduction ou d'un cadeau.
- Allez dans Marketing → Fidélité
- Activez le programme et configurez le taux de points (ex. : 1 point par 1 000 FCFA)
- Définissez les récompenses (ex. : réduction de 5% à 500 points)
- Les points s'accumulent automatiquement à chaque vente
Créer une promotion
Soldes, remises sur un produit, offre du mois : créez des promotions temporaires que l'application applique automatiquement lors des ventes.
- Allez dans Marketing → Promotions
- Cliquez sur Nouvelle promotion
- Définissez : produits concernés, remise (% ou montant fixe), dates de validité
- Activez : les remises s'appliquent lors de la prochaine vente
Partager l'accès à ses achats avec un client
Chaque client peut recevoir un lien personnel pour consulter l'historique de ses achats, ses factures et son solde de dettes : sans avoir besoin d'un compte Sellvantix.
Générer le lien client
- Ouvrez la fiche d'un client
- Cliquez sur Portail client → Générer le lien
- Partagez le lien par WhatsApp ou email
- Le client accède à ses achats sans connexion
Partager un reçu unique
Vous pouvez aussi partager un lien vers un reçu précis (sans exposer tout l'historique du client). Depuis n'importe quelle vente, cliquez sur Partager le reçu.
Rester informé avec les alertes
Sellvantix vous alerte automatiquement sur ce qui nécessite votre attention : stock bas, abonnement qui expire, dettes en retard, anomalies détectées.
Centre d'alertes
Toutes les alertes actives sont regroupées dans Alertes → Centre d'alertes. Vous pouvez les consulter, les filtrer par type et les marquer comme traitées.
- Stock bas : produits sous le seuil d'alerte
- Stock expirant : produits proches de la date de péremption
- Dettes en retard : clients qui n'ont pas payé depuis X jours
- Abonnement : rappel avant expiration
Notifications push (PWA)
Si vous avez installé Sellvantix comme application sur votre téléphone (PWA), vous pouvez activer les notifications push pour recevoir les alertes importantes directement sur votre écran, même quand l'app est fermée.
- Installez l'app depuis votre navigateur mobile (bouton "Installer")
- Allez dans Paramètres → Notifications
- Activez les notifications souhaitées
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